Jak długo przechowywać dokumentację medyczną pacjenta?

Obowiązek przechowywania dokumentacji medycznej to jeden z najważniejszych zadań,  o których wykonanie szczególnie muszą zadbać wszystkie podmioty wykonujące działalność leczniczą – zarówno szpitale, przychodnie i gabinety lekarskie, jak i indywidualni lekarze prowadzący praktykę. Czas przechowywania tych danych jest ściśle określony przez przepisy prawa i wiąże się nie tylko z ochroną interesów pacjentów, ale także z odpowiedzialnością placówki medycznej.

W artykule wyjaśniamy, jak długo należy przechowywać dokumentację medyczną, co z nią zrobić po upływie wymaganego okresu oraz jakie obowiązki wiążą się z jej archiwizacją i zniszczeniem.

 

Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji medycznej

Zgodnie z ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, każda placówka medyczna ma obowiązek prowadzić dokumentację medyczną w sposób rzetelny, czytelny i zabezpieczony przed utratą czy nieuprawnionym dostępem. Dokumentacja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, a jej przechowywanie musi spełniać wymogi bezpieczeństwa – zarówno fizycznego, jak i informatycznego.

Ale sama forma to nie wszystko. Kluczowe pytanie brzmi: przez ile lat dokumentacja musi być przechowywana?

 

Ile lat należy przechowywać dokumentację medyczną? 

Okres przechowywania dokumentacji medycznej został uregulowany w art. 29 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Zgodnie z nim, czas ten zależy od rodzaju dokumentacji i okoliczności zakończenia świadczenia zdrowotnego.

Większość dokumentacji medycznej powinna być przechowywana przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.

Wyjątki od zasady 20 lat:

•  30 lat – w przypadku dokumentacji medycznej dotyczącej zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, liczonych od końca roku, w którym nastąpił zgon.

•  10 lat – w przypadku dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano wpisu.

•  5 lat – dla zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją indywidualną (np. w pracowniach RTG).

•  2 lata – dla skierowań (jeśli nie doszło do udzielenia świadczenia zdrowotnego na ich podstawie). W przypadku, gdy świadczenie zostało udzielone – dokument przechowuje się 20 lat.

 

Przechowywanie dokumentacji a RODO

Dokumentacja medyczna zawiera dane szczególnej kategorii, podlegające ochronie na gruncie RODO. Dlatego jej przechowywanie, udostępnianie i niszczenie musi odbywać się zgodnie z zasadami:

•  ograniczenia celu i czasu przetwarzania,

•  minimalizacji danych,

•  integralności i poufności,

•  rozliczalności (czyli możliwości wykazania zgodności z przepisami).

Po upływie obowiązkowego terminu przechowywania placówka nie może przetwarzać danych dalej – musi je trwale usunąć.

 

Dobre praktyki dla placówek medycznych

Aby uniknąć nieprawidłowości, każda placówka medyczna powinna wdrożyć wewnętrzne procedury dotyczące:

•  archiwizacji dokumentacji (papierowej i elektronicznej),

•  prowadzenia ewidencji z terminami przechowywania,

•  systematycznego przeglądu dokumentów,

•  niszczenia dokumentacji zgodnie z przepisami,

•  obsługi wniosków pacjentów o dostęp do dokumentacji.

Jeśli nie masz pewności, jak zgodnie z przepisami zarządzać dokumentacją medyczną w swojej praktyce – zarówno w zakresie przechowywania, udostępniania, jak i archiwizacji – warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w ochronie danych osobowych i prawie medycznym. Profesjonalna obsługa prawna firm medycznych pozwala uniknąć błędów, które mogą skutkować sankcjami oraz utratą zaufania pacjentów. Takie działania to realne zabezpieczenie interesów placówki i prosty krok do budowania wiarygodności w oczach pacjentów oraz organów nadzorczych.